ドキュメントソリューション

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ドキュメントソリューションとは、ドキュメントソリューションとは、企業や組織における文書（ドキュメント）の生成、保管、管理、活用、そして廃棄に至るまでの一連のプロセス全体を効率化し、最適化するためのITソリューションおよびサービス群の総称です。

紙の文書だけでなく、電子データ（PDF、Word、画像ファイルなど）を含むすべての情報資産を対象とし、業務効率の向上、コスト削減、コンプライアンス（法令遵守）強化を目的としています。

ドキュメントソリューションの主要な分野

ドキュメントソリューションは、主に以下の3つの段階に分けてサービスやシステムが提供されます。

入力・生成の効率化 (Input & Creation)

文書をデジタルデータとして取り込む、あるいは生成する段階の効率化です。

管理・運用の最適化 (Management & Workflow)

作成・取り込まれた文書を、社内で共有・承認・管理する仕組みです。

活用とセキュリティ (Utilization & Security)

文書を安全に利用し、ビジネス価値を高めるための仕組みです。

ドキュメントソリューションには、以下のメリットがあります。

メリット	具体的な効果
業務効率化	紙の文書を探す手間や、手書き・手作業によるミスを削減し、コア業務に集中できる。
コスト削減	紙やインク、複合機のリース費用、文書保管スペースのコストを削減できる。
コンプライアンス	文書の保管期間やアクセス履歴を厳密に管理することで、法令や社内規定の遵守（例：電子帳簿保存法対応）を容易にする。
BCP（事業継続計画）	文書を電子化・クラウド化することで、災害時でも重要な情報にアクセスできる環境を確保する。

ドキュメントソリューションは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で、企業の情報共有と業務プロセスのデジタル化を支える中核的な役割を担っています。

ドキュメントソリューション
よくある質問

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ドキュメントソリューションの導入は、**電子帳簿保存法（電帳法）への対応としてどこまで有効ですか？

弊社が提供するソリューションは、電帳法の要件をクリアするように設計されています。特に、タイムスタンプの付与、改ざん防止のための厳格なアクセス権限設定、そして必要な書類を速やかに検索できる検索機能の整備といった、電帳法で求められる「真実性」と「可視性」を確保するための機能を標準搭載しています。これにより、法令遵守を確実かつ効率的に実現できます。

ドキュメントの電子化を進める際、どの部門の文書から着手するのが最も費用対効果が高く、スムーズに進められますか？

経験上、最も効果が出やすいのは、「取引先とのやり取りが多い」、または「定型文書が多く、検索頻度が高い」部門です。具体的には、経理部門（請求書・領収書） や営業部門（契約書・見積書） から着手することで、業務効率化とコスト削減効果を早期に実感できます。着手部門については、導入前にヒアリングを通して最適な提案を行います。

紙文書の電子化（スキャン）作業を社内で行うリソースがないのですが、**外部への委託（アウトソーシング）は可能ですか？

はい、可能です。弊社では、お客様の手間を一切かけず、紙文書の回収、スキャニング、データ化、そして機密保持を伴う廃棄までを一貫して代行するアウトソーシングサービスを提供しています。特に、大量の過去文書を一度に電子化したい場合に最適です。もちろん、データ化作業は高度なセキュリティ環境下で行いますので、ご安心ください。

ドキュメント管理にAI技術をどのように活用していますか？例えば、文書の自動分類やタグ付けは可能ですか？

はい、可能です。最新のドキュメントソリューションでは、AIを活用したインテリジェントOCRや自動分類機能を提供しています。AIが文書の内容（例：日付、取引先名、金額、種別）を認識し、自動で適切なフォルダに格納したり、検索用のキーワード（タグ）を自動で付与したりします。これにより、人手による分類の手間がなくなり、検索時間が劇的に短縮されます。

ドキュメントソリューションで管理する文書を、社内の他の部署やグループ会社と、アクセス権限を分けて安全に共有するための仕組みを教えてください。

部署やグループ会社ごとに厳格なアクセス権限を設定し、情報統制を行います。具体的には、ロールベースアクセス制御（RBAC） を採用し、「経理部のメンバー」には経理文書への「読み書き権限」を与え、「他部署のメンバー」には「閲覧のみ」または「アクセス不可」といった、細分化された権限を設定します。また、グループ会社間では、VPN接続を介して論理的にネットワークを分離し、それぞれの文書が混ざらないよう管理することも可能です。

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