受付システム
受付システムとは、受付システムとは、企業や施設に来訪したお客様の受付業務を自動化・効率化するためのITシステムです。従来の有人受付や内線電話による呼び出しに代わり、タブレット端末や専用端末、Webアプリケーションなどを用いて来客対応を行うのが主流です。
受付システムの主な機能と仕組み
受付システムは、来訪者が簡単な操作で用件や担当者を伝え、担当者にスムーズに連携することを目的としています。
基本的な仕組み
- 来訪者操作：来訪者が受付に設置されたタブレット（または専用端末） を操作します。
- 用件入力：画面に表示されたリストから訪問先の部署や担当者名を選択するか、予約コードなどを入力します。
- 担当者連携：システムが担当者の内線電話、スマートフォン、PC、またはビジネスチャット（Slack, Teamsなど）へ自動で通知（メッセージやプッシュ通知）を送ります。
- 来客対応：通知を受け取った担当者が、来訪者を迎えに行きます。
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| 機能 | 概要 | メリット |
| 自動通知・連携 | 担当者へ瞬時にメッセージやプッシュ通知を送信し、呼び出し時間を短縮。 | 顧客の待ち時間を減らし、企業イメージを向上させる。 |
| 予約連携 | 事前の招待メールなどに含まれるQRコードを読み取ることで、氏名や用件の入力を省略。 | スピーディな受付を実現し、受付の混雑を解消する。 |
| 内線呼び出し | 担当者のPCやスマホだけでなく、既存のビジネスホン内線への呼び出しも可能。 | 既存の通信設備を有効活用できる。 |
| 履歴管理 | いつ、誰が、誰を訪ねてきたかの情報を自動で記録・データベース化。 | 守秘義務契約（NDA）の署名管理や、来訪者データの分析に役立つ。 |
| 多言語対応 | 外国語表示に切り替えられる機能。 | 国際的な来訪者にもスムーズに対応できる。 |
受付システムの導入メリット
- 人件費の削減：受付専任のスタッフを配置する必要がなくなり、人件費を削減できます。
- 業務効率化：受付スタッフをコア業務に集中させることができます。
- 顧客満足度向上：呼び出しや待ち時間が短縮され、来訪者にスマートな印象を与えます。
- セキュリティ強化：誰が、いつ、どこに来たかを記録し、部外者の無断立ち入りを抑制します。
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| クラウド型とオンプレミス型 | 特徴 |
|---|---|
| クラウド型 | サーバーを自社で持たず、インターネット経由でサービスを利用する形態。初期費用が低く、迅速に導入でき、テレワーク中の担当者への通知もしやすいのが特徴です。 オンプレミス型: サーバーを自社内に設置する形態。カスタマイズ性が高く、自社の厳格なセキュリティポリシーに合わせやすいのが特徴です。 |
| オンプレミス型 | サーバーを自社内に設置する形態。カスタマイズ性が高く、自社の厳格なセキュリティポリシーに合わせやすいのが特徴です。 |
企業の規模やセキュリティ要件、受付の頻度に合わせて最適なシステムが選ばれています。
受付システムのよくある質問
- 受付システムのデザインは、当社のエントランスの雰囲気に合わせてカスタマイズできますか？
-
はい、可能です。タブレット型受付システムの場合、画面に表示する背景画像や企業ロゴ、配色などを、お客様の企業イメージやエントランスのデザインに合わせてカスタマイズします。また、タブレットを設置するスタンドについても、木製やアクリル製など、インテリアに馴染む豊富な選択肢をご提案し、企業の顔としての美観を損なわないよう配慮いたします。
- 来訪者が受付で入力した個人情報（氏名や会社名など）のデータは、どのように保管され、プライバシーは保護されますか？
-
来訪者のデータは、強固なセキュリティ対策が施された暗号化されたクラウドサーバー（またはお客様の社内サーバー）に厳重に保管されます。SSL/TLS暗号化通信を通じてデータが送受信されるため、通信途中の盗聴リスクを防ぎます。また、滞在時間や入退室の記録は、アクセス権限を持つ管理者のみが確認できる仕組みを構築し、プライバシー保護を徹底いたします。
- 受付システムを導入することで、来訪者を待たせることなく、スムーズに退館させるための工夫はありますか？
-
退館時のスムーズさを確保するため、退館機能に**「セルフチェックアウト」** を組み込むことが可能です。来訪者が帰る際にタブレットで簡単な操作をするか、または担当者が退館ボタンを押すだけで、退館時刻が記録されます。これにより、担当者がわざわざ受付まで付き添ったり、来訪者が内線で連絡したりする手間がなくなり、スムーズな流れを実現します。
- 当社の基幹システム（SFA/CRM）や入退室管理システムと、受付システムから取得した来訪者データを連携させることは可能ですか？
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はい、可能です。弊社が提供するシステムは、API（Application Programming Interface）連携に対応しているものが多いため、お客様のSFAやCRMに登録されている担当者リストを同期したり、受付データを自動で顧客情報に追加したりできます。また、入退室管理システムと連携することで、受付完了後に一時的な入館用IDやQRコードを自動発行することも可能です。
- 地方にある複数の支店や営業所にも同じシステムを導入したいのですが、多拠点での一括管理や設定の統一は可能ですか？
-
はい、特にクラウド型の受付システムは、多拠点展開に最適です。一つの管理者アカウントからすべての拠点の設定を一元管理できます。各支店の受付に設置するタブレットは、共通の設定テンプレートに基づいて運用され、担当者リストや通知ルールを本社で統一管理できるため、各拠点での運用負荷を最小限に抑えられます。
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